منتورها و اساتید

همه چیز درباره گزارش‌نویسی که باید بدانید

گزارش نویسی مهارتی است که فارغ از شغل یا موقعیت فرد، به کار او خواهد آمد. در واقع همیشه ممکن است از شما خواسته شود گزارشی از اتفاقات را ثبت کنید. گزارش‌ها جدا از تفاوت‌های تخصصی، در اصول نگارش و تدوین اشتراکات پرتعدادی دارند. به‌عبارت‌دیگر، مبانی گزارش‌نویسی برای تمام مشاغل، مراکز علمی و جاهای دیگر یکسان است. در این مقاله قصد داریم ابتدا اهمیت گزارش نویسی را برای شما روشن کنیم و سپس با بیان مبانی و ارائه یک نمونه گزارش، روش تدوین یک گزارش اثرگذار را به شما نشان دهیم.

گزارش نویسی چیست و چه کاربردی دارد؟

گزارش نویسی یعنی اتفاقات افتاده را روی کاغذ آورده و ثبت کنیم. این اتفاقات می‌تواند شامل انجام یک آزمایش در آزمایشگاه فیزیک دبیرستان یا دانشگاه باشد یا گزارش سالانه بودجه یک کسب‌وکار. در هر صورت، نمی‌توان اهمیت گزارش نویسی را در جنبه‌های مختلف زندگی درسی و کاری انسان، انکار کرد. هر کسی باید برای رسیدن به آینده بهتر این مهارت را فرا بگیرد. چرا که ضعف در گزارش‌نویسی، یک ضعف عمومی برای هر فرد به حساب می‌آید. کاربردهای گزارش‌نویسی عبارتند از:

  • درخواست رسمی: برای مثال گزارش فروش امسال را به سرمایه‌گذاران ارائه کرده و برای سال بعد درخواست بودجه بیشتر می‌کنیم.
  • ارائه ایده: فرض کنید یکی از کارکنان کسب‌وکاری هستید که ایده‌ای برای تغییر شرایط سازمان دارد. اگر نیاز به اجرای این ایده را با گزارش‌های موجود از فروش، رشد و… اثبات کنید، احتمال مقبولیت ایده شما خیلی بیشتر خواهد شد.
  • انجام وظایف کاری یا درسی: در بسیاری از زمان‌ها، گزارش‌نویسی به‌شکل یک وظیفه بر عهده فرد قرار می‌گیرد. نوشتن گزارش آزمایش توسط یکی از اعضای گروه آزمایشگاهی و تهیه گزارش کامل از درآمد سالانه توسط یکی از کارکنان، دو نمونه از گزارش‌نویسی وظیفه‌ای به‌شمار می‌رود.

گزارش نویسی چه انواعی دارد؟

همانطور که گفتیم، انواع گزارش نویسی در اصول اولیه مشترک بوده و تفاوت‌های کوچکی با یکدیگر دارند. اما همین تفاوت‌های کوچک هم بی‌اهمیت نبوده و لایق توجهند.

همه چیز درباره گزارش‌نویسی که باید بدانید

انواع گزارش نویسی عبارت است از:

  • گزارش کاری

    گزارشی کاملا رسمی که معمولا مخاطب خاص دارد. مخاطبی مثل مدیر کل، مدیر بخش، سهامداران و… . این گزارش باید کاملا ساختاریافته و مطابق نظر مخاطب تنظیم شود. استفاده از حتی نیم‌خط اطلاعات یا زبان غیررسمی در چنین گزارشی جایز نیست. ظاهر خوب و آراسته برای گزارش کاری یک امتیاز محسوب می‌شود و نمی‌توان نبود اطلاعات کامل و دقیق را با آن جایگزین کرد.

  • گزارش درسی

    همه ما در مدرسه و دانشگاه، با این پدیده روبه‌رو بوده‌ایم. گزارش یک جلسه بحث یا آزمایشگاه نمونه‌هایی از گزارش درسی به‌حساب می‌آیند. زبان این گزارش معمولا رسمی است اما بیشتر از زبان، آوردن اطلاعات دقیق و استفاده از فرمول‌های درست اهمیت دارد. ظاهر خوب برای گزارش درسی معمولا یک نمره اضافه است. اما با یک ظاهر شیک و مرتب می‌توان گزارش خوب را به گزارشی عالی تبدیل کرد.

  • نقد کتاب، فیلم، اپلیکیشن یا…

    یعضی از افراد قبل از خرید یک کتاب، دیدن یک فیلم، دانلود یک اپلیکیشن یا مواردی از این دست، به سراغ نقدهای نوشته شده در فضای مجازی می‌روند. این نقدها در واقع گزارشی از کیفیت و کاربرد آن محصول بوده و فرد را تا حدود زیادی با ویژگی‌های آن آشنا می‌کنند. برای ساختار این گزارش‌ها قانون یا اجبار خاصی وجود ندارد. اما هر چه بهتر بنویسید، نقد شما اثرگذاری بهتری خواهد داشت.

  • مقدمه، چکیده یا جمع بندی

    معمولا مقاله‌ها با یک مقدمه یا چکیده آغاز شده و با جمع‌بندی به پایان می‌رسند. اگر به ابتدای همین مقاله بروید، زیر عنوان اصلی، پاراگرافی را مشاهده می‌کنید که هدف متن را بیان می‌کند. مقدمه یا چکیده گزارشی از متن است که مخاطب را به خواندن آن ترغیب می‌کند و جمعبندی یا نتیجهگیری، گزارشی است که در انتهای متن آمده و با خلاصه کردن موارد ذکر شده، نتایج نهایی بحث را اعلام می‌کند. این بخش را می‌توانید در پایان همین مقاله هم مشاهده کنید.

انواع گزارش برای محل کار

شما به‌عنوان یک عضو از تیم کاری، باید به گزارش‌نویسی مسلط باشید. چرا که در هر زمانی ممکن است نیاز به ثبت یک گزارش داشته باشید. پرکاربردترین انواع گزارش‌های محل کار عبارتند از:

  • یادآوری‌ها (Memo)
  • دستور جلسه
  • صورت جلسه
  • گزارش رشد
  • گزارش بودجه
  • گزارش سالانه
  • گزارش امکان‌سنجی یک ایده
  • گزارش حساب‌رسی (Audit)
  • گزارش موجودی
  • گزارش تحلیل بازار
  • گزارش تحلیل روند
  • گزارش عملیاتی
  • گزارش عملکرد

مراحل نوشتن یک گزارش

گزارش نویسی مهارتی ترکیبی است که برای رسیدن به آن باید مهارت‌های دیگری را تقویت کرد. برای مثال یک گزارش نویس خوب باید در جمع‌آوری اطلاعات، قدرتمند و سریع باشد. او همچنین باید به رسم نمودار مسلط شود. برای نوشتن یک گزارش خوب باید:

  1. اطلاعات درست و کامل را جمعآوری کنید: مهم‌ترین و اساسی‌ترین نکته در مورد گزارش‌نویسی، دقیق بودن، کامل بودن و موثق بودن اطلاعات است. دقت و جامعیت اطلاعات، اعتبار گزارش را تعیین می‌کنند.
  2. مخاطب خود را بشناسید: پس از جمع‌آوری اطلاعات لازم، از خود بپرسید «چه کسی قرار است گزارش من را بخواند؟» و سپس با توجه به این سوال، چارچوب‌های نوشتاری خود را تعیین کنید. گاهی لازم است با توجه به مخاطب، توضیح اضافه‌ای به گزارش اضافه کرده یا برای تفهیم بهتر موضوع، از شکل‌های بیشتری استفاده کنید. تمام این موارد باید با توجه به میزان دانش و خواسته‌های مخاطب تعیین شود.
  3. تا حد ممکن مختصر، مفید و رسمی صحبت کنید: یک گزارش خوب باید تا حد ممکن خلاصه باشد تا بتواند پیام خود را خیلی سریع انتقال دهد.
  4. از مقدمه استفاده کنید: توضیح هدف گزارش، معرفی معیارهای اندازه‌گیری، معرفی تیم برای گزارش تیمی، تعریف اصطلاحات تخصصی و… مواردی هستند که با مقدمه می‌توان آن‌ها را عملی کرد.

نمونه گزارش

همه چیز درباره گزارش‌نویسی که باید بدانید

تاریخ: 5 آبان 1399

گردآورنده: یکی از کارمندان

مخاطب: مدیر کل

این گزارش برای بررسی پیشرفت پروژه X تا این تاریخ، گردآوری می‌شود. این پروژه برای تدوین کتاب فرهنگ سازمانی در تاریخ 1 مهر 1399 آغاز شده است.

خلاصهای از کار انجام شده:

تا این لحظه، این بخش‌ها از پروژه به انجام رسیده است:

  • گرفتن تایید منابع انسانی برای قوانین و چارچوب‌های کاری سازمان
  • ساخت فهرست مطالب
  • طراحی کلی صفحات
  • تدوین 12 صفحه ابتدایی کتاب

کارهای باقیمانده:

با انجام این کارها، پروژه به پایان خواهد رسید:

  • تدوین 10 صفحه باقی‌مانده
  • تایید نهایی مطالب ذکر شده توسط مدیریت منابع انسانی

تایید نهایی گزارش توسط مدیران سطح بالا

نتیجهگیری

پروژه X برای تدوین کتاب فرهنگ سازمانی در میانه راه قرار دارد. در حال حاضر مانع یا مشکل خاصی بر سر راه پروژه دیده نشده و انتظار می‌رود در همان تاریخ تعیین شده (20 آبان 99) به پایان برسد.

نکته:

توجه داشته باشید که این گزارش، یک نمونه خیلی ساده از گزارش‌نویسی کاری بود. گاهی لازم است از اعداد، فرمول‌ها و نمودارها برای اثبات یک حرف استفاده کنید و گاهی لازم است مدرک یا مدارکی به گزارش پیوست شوند. فراموش نکنید که یک گزارش کاری نمی‌تواند بدون استفاده از دلایل علمی یا رسمی (امضا شده)، نتیجه‌گیری کند. همچنین دقت داشته باشید که بعضی از کسب‌وکارها، فرمت مخصوص خود را برای تدوین گزارش‌ها دارند و شما باید خود را با آن تنظیم کنید.

اهمیت گزارش نویسی برای تیم

تیم‌های کاری نیاز ویژه‌ای به گزارش‌نویسان خوب دارند. چرا که گزارش خوب برابر است با مبنای خوب برای تصمیم‌سازی. گزارش تیمی معمولا یکی از بخش‌های فعالیت تیم را مورد بررسی قرار می‌دهد و نتایجی را در راستای آن به تیم ارائه می‌کند. گزارش‌نویسی منظم و اصولی، یعنی تمام اتفاقات با دقت ثبت می‌شوند و نتایج عملی آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد. آموزش اعضا در راستای تدوین گزارش تیمی، یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر به‌حساب می‌آید.

یک چارچوب برای یک گزارش کامل

گزارشی کامل است که تمام ابعاد موضوع را در بر گرفته و برای آن اطلاعات دقیق و واقعی ارائه کند. باید دقت داشت که کیفیت یک گزارش تنها به نگارش بدون غلط و طراحی قوی بستگی ندارد؛ بلکه باید قبل از همه‌چیز، اطلاعات درستی را جمع‌آوری کرد. برای دست‌یابی به یک گزارش کامل، ابتدا باید نیازمندی‌های بررسی را مشخص کنیم. یعنی از خود بپرسیم «برای تدوین چنین گزارشی، چه شاخص‌هایی باید اندازه‌گیری شوند و با چه دقتی؟». در ادامه باید سیستمی برای نظارت روی عملیات و اندازه‌گیری شاخص تعیین شده، توسعه دهیم. این سیستم می‌تواند دوربین مداربسته یا نظارت چشمی باشد.

پس از جمع‌آوری اطلاعات کافی، شروع به تدوین گزارش می‌کنیم. در این مرحله، باید روی بیان درست، خلاصه و مفید موضوعات تمرکز کنیم. کامل بودن یک گزارش، تنها به وجود اطلاعات کافی بستگی ندارد. این گزارش باید بتواند مطابق با فهم مخاطب خود، مطالب را منتقل کند. اگر تمام ویژگی‌هایی که گفتیم در گزارش وجود داشته باشد، آن گزارش یک گزارش کامل است.

کمتر کسی می‌تواند ادعا کند اهمیت گزارش نویسی را درک نکرده است. همه ما در بخش‌های مختلف زندگی روزمره خود به گزارش‌نویسی نیاز پیدا می‌کنیم. گاهی این گزارش خیلی ساده و غیررسمی است (مثل نقد یک کتاب یا فیلم در یک سایت)، و گاهی رسمیت و حساسیت بالایی دارد (مثل گزارش‌های کاری و درسی). برای تدوین گزارش‌های نوع دوم، باید تمام مراحل کار را با دقت و حساسیت انجام داد. از جمع‌آوری اطلاعات گرفته تا شکل ظاهری و زبان مورد استفاده. در این مقاله کوشیدیم اهمیت و چارچوب‌های گزارش‌نویسی را به شما معرفی کرده و در نهایت با ارائه نمونه گزارش، فهم شما را نسبت به آن کامل کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید