زمان مطالعه: 9 دقیقه

sourcelogo
مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟

آیا شما همیشه رهبر گروه هستید و دوست دارید همه‌چیز و همه‌کس منظم و هدفمند عمل کنند و شما آن‌ها را کنترل کنید؟ اگر پاسختان مثبت است‌، می‌توانید به‌عنوان «مدیر پروژه» مشغول به کار شوید.
مدیر پروژه مسئول موفقیت یا شکست پروژه است و معمولاً کارهایی مانند تعریف پروژه، برنامه‌ریزی پروژه، اجرای پروژه، بستن پروژه و مدیریت بودجه را بر عهده دارد.
با تقسیم‌بندی فعالیت‌های پروژه به چند مرحله، مدیر پروژه می‌تواند منابع را به‌طور مؤثر سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی کند. همچنین می‌تواند میزان موفقیت در نیل به اهداف را بسنجد، دربارۀ چگونگی حرکت به جلو تصمیم بگیرد و اگر لازم باشد، اقدامات اصلاحی را انجام دهد.

مدیر پروژه کیست؟

مدیریت پروژه این‌گونه تعریف می‌شود: استفاده از روش‌ها و مهارت‌ها و دانش و تجربه برای دست‌یابی به اهداف خاص پروژه، با توجه به معیارهای موفقیت پروژه در پارامترهای توافق‌شده. همۀ این فرایند به بازۀ زمانی و بودجۀ معیّنی محدود است.

یک عامل کلیدی که مدیریت پروژه را از «مدیریت» متمایز می‌کند این است که مدیریت پروژه زمان تحویل دارد و زمانش محدود است، برخلاف مدیریتِ معمول که روندش مداوم است.

هدف پروژه را مشتری یا سودبَر تعیین می‌کند و مدیر پروژه برای تکمیل کار، طبق روش‌های مدیریت پروژه و از مشخصات آن‌ها استفاده می‌کند.

مدیریت پروژه مجموعۀ فعالیت‌هایی را در برمی‌گیرد که شامل آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان پروژه‌ها است. این فرآیندهای به‌هم‌پیوسته را تیمی انجام می‌دهد که برای رسیدن به هدف کار می‌کند.

درواقع، ستون اساسیِ پشتیبانی که کل پروژه را پیش می‌برد، تیمی از افراد متخصص است که خود را کاملاً وقف کار می‌کند و برای انجام آن با تمام توان می‌کوشد. بخش مهمی از کار مدیر پروژه، مدیریت این تیم است.

با نظارت بر پروژه‌های پیچیده، از ابتدا تا پایان، مدیران پروژه می‌توانند مسیر پیشرفت سازمان را شکل دهند و کمک کنند که هزینه‌‌ها حداقل شود و بازدهی حداکثر شود و درآمد شرکت افزایش یابد.

وظایف مدیر پروژه چیست؟

وظایف مدیر پروژه به صنعت و سازمان و نوع پروژه‌ای که باید بر آن نظارت کند بستگی دارد؛ اما همۀ مدیران پروژه در تمامیِ آن‌چه معمولاً «چرخۀ عمر پروژه» نامیده می‌شود، وظایف مشترکی دارند که شامل پنج مرحله یا فرایند است:

  • آغاز پروژه
  • برنامه‌ریزی پروژه
  • اجرای پروژه
  • کنترل پروژه
  • بستن پروژه

در ادامه، مراحل چرخۀ عمر پروژه و همچنین مسئولیت‌های مختلف مدیر پروژه را بررسی خواهیم کرد.

  1. آغاز پروژه

مدیران پروژه هر پروژۀ جدید را با تعیین اهداف اصلی‌اش و دامنه‌اش آغاز می‌کنند. آن‌ها همچنین سودبَرانِ اصلیِ داخلی و خارجی را شناسایی می‌کنند، دربارۀ انتظارات مشترک بحث می‌کنند و مجوز لازم برای پیش‌برد پروژه را می‌گیرند.

سؤالات مهمی که مدیران پروژه در مرحلۀ شروع می‌پرسند، شامل موارد زیر است:

    • چرا پروژه مهم است؟
    • مشکل خاصی که می‌خواهیم حل کنیم چیست؟
    • نتیجۀ مطلوب چیست؟
    • معیارهای موفقیت پروژه چیست؟
    • سودبَران این پروژه چه کسانی هستند؟ چه کسی تحت تأثیر این پروژه قرار می‌گیرد یا چه کسی بر آن اثر می‌گذارد؟
    • موقعیت‌ها و محدودیت‌های این پروژه چیست؟
    • بودجۀ پروژه چگونه تأمین می‌شود؟
    • چه مواردی در محدودۀ اختیارات ماست؟ چه مواردی در محدودۀ اختیارات ما نیست؟
    • آیا این پروژه قبلاً اجرا شده است؟ اگر چنین است، نتیجه چه بوده؟ چه اطلاعاتی از پروژۀ گذشته باید در این پروژه در نظر گرفته شود؟
  1. برنامه‌ریزی پروژه

پس از تصویب منشور ابتدایی، مدیران پروژه با سودبَران اصلی کار می‌کنند تا برای اهداف ترسیم‌شده، برنامۀ یک‌پارچه متمرکزی ایجاد کنند.

برنامه‌ای که در طی این فرایند ایجاد می‌شود، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بر منابع، هزینه، جدول زمانی، ریسک و مسائل مربوط به کیفیت نظارت کنند. در طول این مرحله است که مدیران پروژه دِدلاین‌ها و نقاط عطف اصلی را ترسیم می‌کنند و وظایفی را که برای تکمیل هر کدام باید انجام شود، مشخص می‌کنند.

توجه به این نکته مهم است که برنامه‌ریزی پروژه تا زمان پایان پروژه به پایان نمی‌رسد. برنامۀ پروژه باید سندی زنده تلقی شود که دائماً در طول پروژه تکامل می‌یابد و تغییر می‌کند.

  1. اجرای پروژه

در طی این مرحله، اعضای تیم برای دست‌یابی به اهداف پروژه، کارهایی را که در برنامۀ پروژه مشخص شده، به پایان می‌رسانند. نقش مدیر پروژه تعیین این کارها و اطمینان از انجام کارها طبق برنامه است.

  1. کنترل پروژه

با این‌که این مرحله چهارمین گام در نظر گرفته می‌شود، فرایندهای مربوط به آن از همان آغازِ پروژه شروع می‌شود و در طولِ برنامه‌ریزی و اجرا و بستن پروژه ادامه می‌یابد. در این مرحله، مسئولیت‌های مدیر پروژه شامل موارد زیر است:

    • نظارت بر پیشرفت پروژه
    • مدیریت بودجۀ پروژه
    • اطمینان از رسیدن به نقاط عطف اصلی
    • مقایسۀ عملکرد اجراشده با عملکرد برنامه‌ریزی‌شده

البته باید بدانید این‌که همه‌چیز دقیقاً طبق برنامه پیش برود، به‌ندرت اتفاق می‌افتد؛ بنابراین مدیر پروژه باید به‌اندازۀ کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت لزوم، در برنامه به‌راحتی تغییر ایجاد کند.

  1. بستن پروژه

در طول این مرحله، مدیران پروژه تلاش می‌کنند تمامیِ فعالیت‌های لازم برای رسیدن به نتیجۀ نهایی را انجام دهند. حین بسته‌شدن پروژه، مدیران پروژه

    • منابعی (بودجه یا پرسنل) را که دیگر برای پروژه لازم نیست آزاد می‌کنند؛
    • کار تأمین‌کنندگان یا شریکان ثالث را بررسی می‌کنند تا قراردادشان بسته شود و فاکتورهایشان پرداخت شود؛
    • فایل‌های پروژه را برای ارجاع و استفاده در آینده بایگانی می‌کنند.

مدیر پروژه چه اختیاراتی دارد؟

با توجه به وظایف مدیر پروژه که در بخش قبل توضیح دادیم، اختیارات فردی که در این سمت قرار می‌گیرد عبارت است از:

  • تعریف محدودۀ پروژه
  • برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و تعیین توالی آن‌ها
  • برنامه‌ریزی منابع
  • برآورد زمان
  • برآورد هزینه
  • تهیۀ بودجه
  • تهیۀ مستندات
  • ایجاد نمودارها و جدول‌ها
  • تحلیل ریسک
  • مدیریت خطرات و مشکلات
  • نظارت و گزارش پیشرفت
  • رهبری تیم
  • تأثیر راه‌بردی
  • مشارکت و ارتباط با سودبَران
  • ارتباط با تأمین‌کنندگان
  • کنترل کیفیت

سرانجام، اگر مدیر ارشد پروژه موفق شود، باید یک مدیر پروژۀ پشتیبان نیز منصوب کند و اختیارات لازم را به او بدهد.

مهارت‌های مدیر پروژۀ موفق چیست؟

مهارت‌های ضروری مدیر پروژه با توجه به وظایف و اختیاراتش مشخص است؛ اما برخی مهارت‌ها برای انجامِ بهترِ کارها یا مدیریتِ بهترِ پروژه لازم است:

  1. رهبری

برخی معتقدند افراد با مهارت‌های رهبری متولد می‌شوند و نمی‌توان آن‌ها را آموزش داد؛ ولی ما فکر می‌کنیم همه این توانایی را دارند که یاد بگیرند چگونه مهارت‌ها و فنون اثبات‌شدۀ رهبری را به کار بگیرند. مدیر پروژه نه‌تنها مسئول اجرا و نظارت بر پروژه است، بلکه تیمی را برای رسیدن به آن هدف هدایت می‌کند. رهبری این تیم سبک‌های مختلفی دارد و یکی از آن‌ سبک‌ها مناسب شخصیت کسی است که باید آن را انتخاب و تمرین کند.

  1. ارتباطات

مدیر پروژه نه‌تنها باید با تیم خود ارتباط برقرار کند، بلکه باید با همۀ افرادِ مرتبط با پروژه‌اش ارتباطات شفافی داشته باشد، از تأمین‌کنندگان و پیمان‌کاران گرفته تا سهام‌داران و مشتریان. او برای داشتن ارتباطات مؤثر، باید هم فن بیان خوبی داشته باشد، هم با ابزارهای ارتباطی مثل ابزارهای اشتراک فایل کاملاً آشنا باشد.

  1. مدیریت ریسک

برنامه‌ریزی و اجرای پروژۀ بزرگ یا کوچک با ریسک همراه است. این بخشی از وظیفۀ مدیر پروژه است که این ریسک‌ها را قبل از آن‌که به مشکل تبدیل شوند ببیند و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کند. البته نمی‌توان همۀ اتفاقاتی را که ممکن است در طول چرخۀ پروژه رخ دهد، پیش‌بینی کرد. همواره رخدادهای پیش‌بینی‌نشده‌ای اتفاق می‌افتند که باید فرایندی برای رسیدگی به آن‌ها هم ایجاد شود.

  1. مدیریت هزینه

بودجۀ پروژه باید واقع‌بینانه باشد تا بتواند نیازهای مالی پروژه را برآورده کند. محدودیت‌های مالی همیشه وجود دارد و برای دانستن این‌که هر ریالِ این بودجه چگونه و کجا باید هزینه شود، مهارت زیادی لازم است.

  1. مذاکره

مهارت در مذاکره به‌نوعی زیرمجموعۀ ارتباطات است. هدایت پروژه به این معنی است که دائماً در حال مذاکره هستید. فرض کنید از طرف سودبَران خواسته‌هایی دریافت می‌کنید که می‌تواند دامنۀ پروژه را تحت‌ تأثیر قرار دهد. مدیر پروژه باید به آن‌ها فشار بیاورد تا خواسته‌های خود را تعدیل کنند، اما با دیپلماسی! آن هم به‌روشی که همۀ طرف‌های مربوط احساس کنند آن‌چه می‌خواهند می‌گیرند. اگر مدیر پروژه مهارت مذاکرۀ قوی داشته باشد، می‌تواند این اختلافات را قبل از شدیدشدن و تهدید پروژه حل کند.

  1. تفکر انتقادی

بیش‌ترِ ما فکر نمی‌کنیم، بلکه فقط واکنش نشان می‌دهیم و فقط به یک‌ سری از پاسخ‌ها که به ما گفته شده یا آموخته‌ایم، استناد می‌کنیم. این چیز بدی نیست و گاهی می‌توانید از این روش استفاده کنید.

اما تفکر انتقادی جایی به دردتان می‌خورد که به دنبال تحلیل و ارزیابی مسئله یا موقعیتی عینی باشید. مدیر پروژه هنگام کار روی پروژه، هر روز با مشکلی روبه‌رو می‌شود که باید تصمیماتش دربارۀ آن بی‌طرفانه باشد. تنها چیزی که برای این کار به او کمک می‌کند، تفکر انتقادی است.

  1. علاقۀ زیاد به فناوری

فناوری دائماً در حال پیشرفت است. به‌محض این‌که به ابزاری عادت می‌کنید، ابزار دیگری جای آن را می‌گیرد و دوباره به منحنی یادگیری باز می‌گردید. برای این‌که مدیر پروژۀ خوبی باشید، محدودشدن به راه‌های قدیمی برای انجام کارها آن هم فقط به این دلیل که به آن‌ها عادت کرده‌اید، کافی نیست؛ بنابراین مدیر پروژۀ موفق کسی است که به‌روز باشد و بتواند برای انجام وظایفش، به‌طور بهینه از فناوری استفاده کند.

مدیریت پروژه یکی از پیچیده‌ترین و پرچالش‌ترین زمینه‌های شغلی است؛ بنابراین اگر این شغل را انتخاب می‌کنید، آمادۀ یک ماجراجویی واقعی باشید که پرچالش است، اما هرگز از آن خسته نخواهید شد.
مدیران پروژه همیشه در تیم کار می‌کنند و باید با افراد، فرهنگ‌ها، محیط‌ها و موقعیت‌های مختلف سازگار شوند؛ اما این همان چیزی است که مسیر شغلیِ مدیر پروژه را جالب می‌کند.

درسنامه بعدی درسنامه قبلی

دیدگاهتان را بنویسید